1. Responsable y alcance
Spondylus es responsable del tratamiento descrito en esta pol铆tica para su plataforma web, servicios empresariales e integraciones. La pol铆tica se aplica a clientes, usuarios autorizados de una empresa y visitantes de spondylus.net.
La aplicaci贸n m贸vil cuenta adem谩s con una pol铆tica espec铆fica; esta p谩gina gobierna la integraci贸n web de env铆o de correos mediante Gmail.
2. Datos que tratamos
Seg煤n las funciones que utilices, tratamos:
- datos de cuenta, empresa, contacto, autenticaci贸n y permisos;
- informaci贸n operativa, comercial, tributaria y de facturaci贸n que ingresas en Spondylus;
- destinatarios, asunto, contenido y adjuntos de los correos que ordenas enviar;
- datos t茅cnicos y de seguridad, como fecha, direcci贸n IP, navegador, errores y registros de actividad.
Usamos estos datos para prestar y proteger el servicio, atender solicitudes, cumplir obligaciones legales y mantener la continuidad de tus operaciones.
3. Uso de datos de Google y Gmail
La conexi贸n con Google es opcional y la inicia un usuario autorizado desde Ajustes. Spondylus solicita 煤nicamente los permisos gmail.send, openid y email.
Informaci贸n a la que accedemos
- la direcci贸n de correo de la cuenta de Google que conectas;
- tokens OAuth y los permisos concedidos, necesarios para mantener la conexi贸n;
- los mensajes y adjuntos que t煤 ordenas enviar desde Spondylus mediante Gmail.
Finalidad limitada
Usamos esa informaci贸n exclusivamente para mostrar qu茅 cuenta est谩 conectada y enviar, en tu nombre, correos transaccionales generados por Spondylus, como comprobantes electr贸nicos y mensajes operativos solicitados por tu empresa.
No leemos tu bandeja de entrada, mensajes enviados, borradores, contactos ni historial de correo; tampoco eliminamos o modificamos mensajes. No usamos datos de Google para publicidad, creaci贸n de perfiles comerciales, venta de datos ni entrenamiento de modelos de inteligencia artificial.
El uso y la transferencia de informaci贸n recibida de las API de Google por parte de Spondylus cumplen la Pol铆tica de Datos de Usuario de los Servicios API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado.
4. Transferencias y terceros
Al solicitar un env铆o por Gmail, transmitimos a la API de Gmail el destinatario, asunto, cuerpo y adjuntos necesarios para entregar ese mensaje. Si Gmail falla o alcanza el l铆mite configurado, Spondylus puede usar el proveedor de correo de respaldo configurado para completar el env铆o y evitar que un comprobante quede sin entregar.
Asistentes de inteligencia artificial (Claude, ChatGPT)
La conexi贸n con un asistente de IA es opcional y la autoriza una persona de tu empresa iniciando sesi贸n en Spondylus. Por defecto, el asistente solo puede consultar informaci贸n con los permisos de esa persona. En las conexiones compatibles, quien tenga acceso a Ajustes puede activar 芦Permitir acciones禄 despu茅s de aceptar un aviso de riesgos y confirmar con su contrase帽a. El asistente podr谩 preparar y, despu茅s de que la persona confirme el resumen en su chat, registrar las acciones disponibles con sus mismos permisos y dentro de la empresa de la conexi贸n. Las acciones disponibles incluyen crear o editar clientes y registrar cotizaciones, ventas, 贸rdenes de trabajo, cobros de ventas y gastos, seg煤n los permisos y las reglas de la empresa. No puede eliminar ventas ni administrar usuarios, permisos, configuraci贸n, certificados, llaves de acceso o planes.
La IA puede equivocarse: revisa cada resumen antes de confirmar. Lo registrado es real y puede afectar inventario, caja, contabilidad o facturaci贸n electr贸nica como si se hiciera desde el sistema. Cualquier persona que tenga acceso a tu chat podr铆a pedir acciones con esa conexi贸n. Puedes desactivar las acciones o desconectar el asistente desde Integraciones en Spondylus en cualquier momento; eso impide nuevas acciones, pero no revierte los registros ya creados.
Spondylus registra la actividad de estas acciones para su control y seguridad. Puedes consultar las 煤ltimas acciones de tus conexiones y las personas con acceso a Ajustes pueden revisar las de su empresa. La vista de actividad no muestra tokens de acceso, argumentos completos, material interno ni direcciones IP. La informaci贸n que recibe el asistente queda sujeta a la pol铆tica de privacidad de su proveedor. Las conexiones por clave y las conexiones heredadas que solo admiten consultas no pueden realizar acciones.
Proveedores de infraestructura y soporte pueden procesar datos 煤nicamente para operar o proteger el servicio, bajo controles de acceso y obligaciones de confidencialidad. No vendemos ni alquilamos datos personales. Solo revelamos informaci贸n adicional con autorizaci贸n, por obligaci贸n legal o para responder a incidentes de seguridad.
El acceso humano a datos de Google est谩 restringido a casos de soporte o seguridad con tu autorizaci贸n, a necesidades operativas imprescindibles o a requerimientos legales aplicables.
5. Seguridad y conservaci贸n
Protegemos los tokens OAuth mediante cifrado en almacenamiento, transmisi贸n HTTPS, controles de acceso por empresa y permisos de usuario. Registramos eventos m铆nimos de operaci贸n y seguridad para diagnosticar fallos y prevenir uso no autorizado.
Conservamos la direcci贸n conectada, los tokens y los permisos mientras mantengas activa la conexi贸n. Al desconectar Gmail desde Spondylus intentamos revocar el permiso en Google y eliminamos localmente la direcci贸n, los tokens y los scopes almacenados. Los registros no sensibles exigidos para seguridad, auditor铆a o cumplimiento legal pueden conservarse por el plazo aplicable.
6. Tus derechos de protecci贸n de datos (ARCO+)
Conforme a la Ley Org谩nica de Protecci贸n de Datos Personales (LOPDP) de Ecuador, la Ley 1581 de 2012 de Colombia y est谩ndares internacionales (RGPD), como titular de datos personales tienes derecho a:
- Acceso y Portabilidad: Conocer qu茅 datos personales tratamos y solicitar una copia estructurada e interoperable (formato JSON) de tu informaci贸n.
- Rectificaci贸n y Actualizaci贸n: Modificar o corregir datos personales inexactos o incompletos.
- Eliminaci贸n / Supresi贸n (Derecho al Olvido): Solicitar la eliminaci贸n de tus datos personales cuando ya no sean necesarios para la finalidad que motiv贸 su recolecci贸n o revoques tu consentimiento.
- Oposici贸n: Oponerte al tratamiento de tus datos para fines de prospecci贸n comercial, marketing o anal铆tica.
Excepciones Legales de Conservaci贸n (Bloqueo Legal): La solicitud de eliminaci贸n no proceder谩 sobre informaci贸n que Spondylus o tu empresa deban conservar obligatoriamente por mandato de ley. Esto incluye comprobantes y registros contables bajo el Art. 96 del C贸digo Org谩nico Tributario del Ecuador (retenci贸n obligatoria de 7 a帽os) o del Estatuto Tributario de Colombia (5 a帽os), as铆 como expedientes cl铆nicos bajo normativa del Ministerio de Salud P煤blica (15 a 20 a帽os). En dichos casos, los datos se conservar谩n bloqueados exclusivamente para fines fiscales o sanitarios.
Para ejercer cualquiera de tus derechos ARCO+ sin costo alguno, puedes ingresar tu requerimiento en nuestro portal p煤blico de atenci贸n: spondylus.net/data-deletion.
7. Responsable del Tratamiento y Contacto
El responsable del tratamiento de datos personales de la plataforma Spondylus es Kunturad S.A.S., sociedad legalmente constituida en la Rep煤blica del Ecuador.
Para consultas sobre esta pol铆tica, ejercicio de derechos o contacto con nuestro equipo de privacidad y Delegado de Protecci贸n de Datos (DPD), puedes escribir directamente a soporte@spondylus.net.
Versi贸n vigente: 2026.1 (Actualizada en Septiembre de 2026 de conformidad con la LOPDP y normativas de la SPDP).